Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Männistö & Palmula Asianajotoimisto Oy (2494290-8)

Yliopistonkatu 25 A 11

20100 Turku

toimisto@mannistopalmula.fi

Puh. 020 780 6450

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Janne Palmula

janne@mannistopalmula.fi

Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Rekisterin nimi on Männistö & Palmula Asianajotoimisto Oy:n toimeksiantorekisteri.

Rekisteröityjä ovat ne päämiehet, vastapuolet, vastapuolen asiamiehet, todistajat sekä muut asian käsittelyyn osallistuvat henkilöt tai yhteisöjen edustajat, joiden henkilötietoja käsitellään toimeksiantojen hoitamisessa. Rekisteröityjä ovat lisäksi ne potentiaaliset asiakkaat, joiden henkilötietoja käsitellään tulevien toimeksiantojen suunnittelussa.

Henkilötietojen käsittelytarkoitus

Asianajopalvelujen tarjoaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

  • Asianajopalvelujen tuottaminen

  • Asiakaspalvelu ja asiakassuhteiden hoitaminen

  • Koulutukset

  • Liiketoiminnan hoito- ja kehittäminen

  • Suoramarkkinointi

  • Lakiin perustuvien ja viranomaisten antamien määräysten sekä ohjeiden ja noudattaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot ja säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

  • Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot

  • Taustatiedot, kuten työnantaja ja asema yrityksessä

  • Lakiin perustuvat asiakkaan tuntemistiedot, kuten esteellisyyden tai rahanpesun estämisen selvittämiseksi tarvittavat tiedot

  • Asiakkuustiedot, kuten toimeksiannon projektinumero ja laskutustiedot

  • Toimeksiantojen tapahtumatiedot, kuten kirjaukset käydyistä puheluista, keskusteluista ja neuvotteluista

  • Tallenteet, kuten video-, ääni- ja viestitallenteet

  • Sopimustiedot rekisterinpitäjän ja asiakkaan välillä

  • Rekisteröidyn antamat suostumukset ja valtuutukset

  • Evästetiedot

  • Erityiset henkilötietoryhmät, kuten terveystiedot ja ammattiliiton jäsenyys

  • Toimeksiannon hoitamista varten kerätty, tuotettu tai muutoin saatu aineisto, kuten asiakkaalta saatu tai muualta tilattu aineisto, laaditut kirjelmät, annetut tuomiot ja viranomaisilta saadut asiakirjat

Henkiötietojen säilytysajat määräytyvät soveltuvan lainsäädännön ja Suomen Asianajajien ohjeiden perusteella.

Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä. Henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempään, jos rekisterinpitäjän sopimusvelvoitteet, esteellisyyksien selvittäminen, asiamiehen oikeusturvan toteutuminen tai lainsäädännöstä johtuva muu peruste sitä edellyttää.

Käsittelyperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

  • Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet

  • Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet

  • Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Rekisterinpitäjä voi käsitellä tällöin asiakkuussuhteeseen perustuvia henkilötietoja liiketoiminnan kehittämis- tai suoramarkkinointitarkoituksessa. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että rekisteröidyn edut ja oikeudet huomioidaan erityisellä tarkkuudella.

  • Erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään asiakkaalta saatuun suostumukseen perustuen tai silloin, kun niiden käsittely on tarpeen asiakkaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Laadukkaiden palvelujen turvaamiseksi rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta henkilötietojen käsittelijöiltä tietosuojasääntelyn noudattamista.

Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Euroopan komission vastaavuuspäätöksen, komission hyväksymien vakiolausekkeiden tai tietosuojasääntelyn mahdollistamien asianmukaisten suojatoimien soveltamisen perusteella. Tapauskohtaista lisätietoa saat rekisterinpitäjältä.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön edellyttämissä tai oikeuttamissa tilanteissa esimerkiksi viranomaisille, kuten ulosottoviranomaiselle. Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen tutkintaan saattamista varten, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lisäksi rekisteröidyn suostumuksella.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei toteuta henkilötietojen käsittelyssä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

Käsittelyn turvallisuus

Henkilötietoja käsitellään turvallisella ja sääntelyn vaatimalla tavalla. Käsittelyn turvatoimiin sisältyvät muun muassa seuraavat toimet:

  • Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan toimeksiannon toteuttamiseen osallistuvat henkilöt

  • Henkilötietoja käsitellään salassa pidettävinä

  • Tietotekninen laitteisto on suojattu

  • Tietojärjestelmään tallennetut tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla

  • Paperiset asiakirjat säilytetään henkilökunnan valvonnan alla ja lukituissa tiloissa

  • Henkilötiedot tuhotaan tietoturvallisella tavalla

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa rekisterinpitäjälle antamansa suostumus käsitellä henkilötietoja. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa rekisterinpitäjän tuottaman palvelun sisältöön.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin rekisterinpitäjällä oleviin henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää tietojen oikaisemista, poistamista ja rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle katsoessaan henkilötietojen käsittelyn olevan lainsäädännön vastaista.