Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Männistö & Palmula Asianajotoimisto Oy
Kristiinankatu 5 B 10
20100 Turku
asiakaspalvelu@mannistopalmula.fi
Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
Rekisterin nimi on Männistö & Palmula Asianajotoimisto Oy:n toimeksiantorekisteri.
Rekisteröityjä ovat ne päämiehet, vastapuolet, vastapuolen asiamiehet, todistajat sekä muut asian käsittelyyn osallistuvat henkilöt tai yhteisöjen edustajat, joiden henkilötietoja käsitellään toimeksiantojen hoitamisessa. Rekisteröityjä ovat lisäksi ne potentiaaliset asiakkaat, joiden henkilötietoja käsitellään tulevien toimeksiantojen suunnittelussa.
Henkilötietojen käsittelytarkoitus
Asianajopalvelujen tarjoaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:
- Asianajopalvelujen tuottaminen
- Asiakaspalvelu ja asiakassuhteiden hoitaminen
- Koulutukset
- Liiketoiminnan hoito- ja kehittäminen
- Suoramarkkinointi
- Lakiin perustuvien ja viranomaisten antamien määräysten sekä ohjeiden ja noudattaminen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
- Taustatiedot, kuten työnantaja ja asema yrityksessä
- Lakiin perustuvat asiakkaan tuntemistiedot, kuten esteellisyyden tai rahanpesun estämisen selvittämiseksi tarvittavat tiedot
- Asiakkuustiedot, kuten toimeksiannon projektinumero ja laskutustiedot
- Toimeksiantojen tapahtumatiedot, kuten kirjaukset käydyistä puheluista, keskusteluista ja neuvotteluista
- Tallenteet, kuten video-, ääni- ja viestitallenteet
- Sopimustiedot rekisterinpitäjän ja asiakkaan välillä
- Rekisteröidyn antamat suostumukset ja valtuutukset
- Evästetiedot
- Erityiset henkilötietoryhmät, kuten terveystiedot ja ammattiliiton jäsenyys
- Toimeksiannon hoitamista varten kerätty, tuotettu tai muutoin saatu aineisto, kuten asiakkaalta saatu tai muualta tilattu aineisto, laaditut kirjelmät, annetut tuomiot ja viranomaisilta saadut asiakirjat
Käsittelyperusteet
Henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:
- Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet
- Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet
- Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Rekisterinpitäjä voi käsitellä tällöin asiakkuussuhteeseen perustuvia henkilötietoja liiketoiminnan kehittämis- tai suoramarkkinointitarkoituksessa. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että rekisteröidyn edut ja oikeudet huomioidaan erityisellä tarkkuudella.
- Erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään asiakkaalta saatuun suostumukseen perustuen tai silloin, kun niiden käsittely on tarpeen asiakkaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytysajat määräytyvät soveltuvan lainsäädännön ja Suomen Asianajajaliiton ohjeiden perusteella.
Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä. Henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempään, jos rekisterinpitäjän sopimusvelvoitteet, esteellisyyksien selvittäminen, asiamiehen oikeusturvan toteutuminen tai lainsäädännöstä johtuva muu peruste sitä edellyttää.
Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen
Laadukkaiden palvelujen turvaamiseksi rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta henkilötietojen käsittelijöiltä tietosuojasääntelyn noudattamista.
Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Euroopan komission vastaavuuspäätöksen, komission hyväksymien vakiolausekkeiden tai tietosuojasääntelyn mahdollistamien asianmukaisten suojatoimien soveltamisen perusteella. Tapauskohtaista lisätietoa saat rekisterinpitäjältä.
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön edellyttämissä tai oikeuttamissa tilanteissa esimerkiksi viranomaisille, kuten ulosottoviranomaiselle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lisäksi rekisteröidyn suostumuksella.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei toteuta henkilötietojen käsittelyssä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.
Käsittelyn turvallisuus
Henkilötietoja käsitellään turvallisella ja sääntelyn vaatimalla tavalla. Käsittelyn turvatoimiin sisältyvät muun muassa seuraavat toimet:
- Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan toimeksiannon toteuttamiseen osallistuvat henkilöt
- Henkilötietoja käsitellään salassa pidettävinä
- Tietotekninen laitteisto on suojattu
- Tietojärjestelmään tallennetut tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla
- Paperiset asiakirjat säilytetään henkilökunnan valvonnan alla ja lukituissa tiloissa
- Henkilötiedot tuhotaan tietoturvallisella tavalla
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa rekisterinpitäjälle antamansa suostumus käsitellä henkilötietoja. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa rekisterinpitäjän tuottaman palvelun sisältöön.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin rekisterinpitäjällä oleviin henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää tietojen oikaisemista, poistamista ja rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle katsoessaan henkilötietojen käsittelyn olevan lainsäädännön vastaista.